Košarica

02 250 18 00 | info@zfm.si | O nas

Prijava v portal: 

Prijava

Želite podporo?

Pokličite nas: 02 250 18 00

Družabna omrežja

Sestanki – da ali ne?

Pomembno je, da:

  • se seznanimo z vrstami sestankov, da jih znamo ustrezno pripraviti in povabiti nanje prave udeležence in v ustreznem številu;
  • opredelimo cilj sestanka; 
  • pravočasno pošljemo vabila, ki sodelavce motivirajo k pripravi in udeležbi; 
  • izberemo ustrezen termin in kraj sestanka; 
  • se dobro pripravimo; 
  • se naučimo voditi sestanke. 

Kdaj so sestanki koristni in kdaj škodljivi?

Sestanki so nedvomno koristni, kadar prispevajo k izboljšanju:

  • medsebojnega sodelovanja in delovne klime;
  • prenosa informacij, saj lahko sodelavci zastavljajo vprašanja in s tem preprečijo nesporazume;
  • ustvarjalnega razmišljanja udeležencev;
  • usklajevanja delovnih nalog;
  • pregleda nad delovanjem drugih oddelkov in celotnega podjetja.

Sestanki pa so škodljivi, kadar:

  • so dolgovezni in dolgočasni;
  • kadar morajo biti iz navade;
  • se ne ve, do kdaj bodo trajali, in se zato vlečejo v neskončnost;
  • vodja izgubi rdečo nit, ker ne obvladuje klepetavih, ciničnih in vsevednih sodelavcev;
  • sodelavci niso pravočasno seznanjeni s cilji in vsebino sestanka ter svojo vlogo, da bi se lahko ustrezno pripravili;
  • so na sestanek vabljeni sodelavci, ki se jih tematika ne tiče;
  • jih vodja izrabi za vsesplošno kritiko in stresanje svoje slabe volje.

Kako se učinkovito pripravimo na sestanek?

Preden vodja skliče sestanek, mora določiti jasen namen in cilje sestanka, izbrati ustrezno vrsto sestanka in ustrezne udeležence ter določiti najprimernejši čas in kraj sestanka. 

Pred vsakim sestankom vodja preveri:

  • ali je namen sestanka jasen vsem povabljenim;
  • ali imajo vsi udeleženci informacije o tem, kakšna je njihova vloga in kako naj se na sestanek pripravijo;
  • ali morajo biti vsi udeleženci ves čas navzoči;
  • ali bi k doseganju ciljev lahko koristno pripomogel tudi kdo, ki v tematiko ni neposredno vpleten in je zato tudi neobremenjen;
  • ali je namesto sestanka mogoča alternativa.

Sestanki so vedno ciljno opredeljeni. Bolje je imeti več krajših sestankov z enim ciljem kot enega daljšega z več cilji, saj se tako povečajo učinkovitost, motiviranost, pomnjenje pa tudi preglednost. Cilj mora biti jasno in natančno opredeljen, vodja pa mora opredeliti tudi merila za ugotavljanje njegovega doseganja. Cilji morajo biti vedno napisani.

Smernice za določanje ciljev

  • Cilj izhaja iz določene potrebe, želje ali interesa, kot so zbiranje idej za zmanjšanje stroškov pri projektu, razdelitev nalog med sodelavce.
  • Cilje postavljamo realno, ne kot zbir želja.
  • Cilji morajo biti vsem povabljenim jasni in razumljivi. Če je delovno vzdušje sproščeno, sodelavci vprašajo, če česa ne razumejo.
  • Na vabilu cilj tudi napišemo, saj je »črno na belem« za vse bolj obvezujoče.
  • Cilji morajo biti opredeljeni z merili, da vemo, kdaj smo jih dosegli.
  • Ambiciozni cilji naj ne bodo zastavljeni kot kazen sodelavcem, temveč kot motivacija zanje. Zato naj bodo dosegljivi vsem udeležencem sestanka.

 

Govori in pisna komunikacija za vsako poslovno priložnost

 

Več o tej temi preberite v priročniku Govori in pisna komunikacija za vsako poslovno priložnost

 
Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja