Pretvorbe dokumentov za dolgoročno hrambo – case study delavnica

288,00  DDV ni vštet v ceno

Ni na zalogi

Kmalu spet na voljo! Obvestite me, ko bo izobraževanje spet na voljo.

E-dokumenti so za vaše poslovanje enako pomembni kot tiskani, saj z njimi dokazujete pravne/finančne dogodke in sprejemanje poslovnih odločitev. Dolgoročna hramba e-dokumentov je zaradi hitrega napredka tehnologije in varnostnih tveganj za izgubo ali uničenje e-dokumentov v primerjavi s hrambo tiskanih veliko večji izziv. Zato moramo nenehoma skrbeti, da bodo e-dokumenti vedno na voljo v verodostojni obliki. Za obvladovanje tveganj izgube e-dokumentov zaradi tehnološkega razvoja in posledično zastaranja formatov slovenski predpisi določajo, da je obvezna strategija dolgoročnega ohranjanja e-dokumentov oziroma njihova pretvorba v ustrezne formate. Velja za vse tiste, ki gradivo z rokom hrambe več kot pet let, še posebej pa je to pomembno za tiste, ki hranite trajno ali arhivsko gradivo, dokler ga ne predate pristojnemu arhivu. Predpisi ne določajo, kako izvajati postopke pretvorbe, lahko pa nam je v veliko pomoč standard ISO 13008. V praksi pa se pri hrambi e-dokumentov z največjim izzivom soočate takrat, ko jih je treba izbrati prave formate in pretvornike ter potrditi, da je bila pretvorba uspešna.

Prav tako boste dobili odgovore na vaša konkretna vprašanja, ki izhajajo iz vaše vsakdanje prakse: v razgovoru s strokovnjaki pridobite nasvete za najustreznejše rešitve na področju pretvorbe e-dokumentov za namen dolgoročne hrambe. Vprašanja nam pošljite vnaprej – na naslov: petra.ertl@zfm.si

 

 

 

Na delavnici študije primerov boste na različnih primerih dokumentov praktično preizkusili metodologije pretvorbe e-dokumentov za dolgoročno hrambo, in sicer boste:

  • vzpostavili postopek pretvorbe,
  • ugotavljali, kateri formati so ustrezni,
  • na podlagi vseh okoliščin ugotavljali, kako izbrati pretvornik,
  • izvajali pretvorbe,
  • izvedeli, s čim in kako izvajati kontrole,
  • analizirali rezultate pretvorb,
  • s strokovnjakinjo in kolegi iz prakse diskutirali o primerih ter tako lažje sprejeli odločitev, katere metodologije so za vas najbolj primerne glede na zakonske zahteve in način poslovanja.

 

Praktična delavnica je namenjena vsem, ki v podjetjih ali ustanovah javnega sektorja:

  • skrbite za ustrezno in optimalno hrambo ter primerno zaščito dokumentacije, ki jo ustvarjate, dobite ali hranite v e-obliki,
  • ste odgovorni za organizacijo ali izvedbo procesov upravljanja z gradivom in
  • informatike, ki skrbite za informacijske sisteme upravljanja oz. za področje informacijske varnosti.

Pomembno je, da se udeležite praktične delavnice, ker boste:

  • zakonske zahteve, ki določajo stalno skrb nad ohranjanjem zapisov v eobliki, in priporočila standarda ISO 13008 ustrezno praktično vpeljali v vsakdanje delo;
  • poznali tveganja glede zastarelosti formatov in kako upravljati z njimi;
  • postopke pretvorb fizičnih (papirnih) dokumentov in e-dokumentov zanesljivo izvajali v svoji praksi in tako ohranjali stabilno e-hrambo.

 

Program
  • Uvod:

    • ZVDAGA, Uredba in ETZ
    • Standard ISO 13008 – Proces konverzije in migracije digitalnih zapisov
  • Praktična delavnica v računalniški učilnici:

    • Vzpostavitev postopka pretvorbe
    • Ustreznost formatov za dolgoročno hrambo
    • Izbira pravega pretvornika in kako ga izbrati
    • Praktične pretvorbe tiskanih dokumentov in e-dokumentov
    • Praktična izvedba kontrol
    • Analiza rezultatov pretvorb

Avtorji

dr. Tatjana Hajtnik

Dr. Tatjana Hajtnik je leta 1986 diplomirala na Fakulteti za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Ljubljani, leta 1998 pa magistrirala na univerzitetnem programu »Informacijsko upravljavske vede« na Ekonomski fakulteti Univerze v Ljubljani, julija 2016 pa je uspešno zagovarjala doktorsko disertacijo na Fakulteti za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Mariboru.   Deluje na področju informatike, kjer je svoje strokovne izkušnje nabirala tako v gospodarskih družbah, javnem sektorju kot tudi v državni upravi. Strokovno kariero je začela kot sistemski inženir na velikih računalniških sistemih in jo nadaljevala na Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije kot vodja informatike v OE Krško. V letih od 1999 do 2006 se je v državni upravi intenzivno ukvarjala s področjem informacijske varnosti in bila nosilka uvedbe sodobnih standardov s področja informacijske varnosti in upravljanja z informacijskimi tveganji v Centru Vlade za informatiko in širše v državni upravi. Z oktobrom leta 2006 je prevzela vodenje Sektorja za elektronske arhive in računalniško podporo v Arhivu RS, kjer se poleg skrbi za vzdrževanje in razvoj informacijskega sistema Arhiva RS intenzivno ukvarja s področjem elektronske hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Vzpostavila je metodologijo in vodi postopke certificiranja opreme in storitev skladno s predpisi ter sodeluje pri presoji notranjih pravil za zajem in hrambo elektronskih dokumentov. Je nosilka razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si, ki se vzpostavlja za vse slovenske javne arhive. Sodeluje tudi pri spremembah nacionalnih predpisov na področju elektronske hrambe. Habilitirana je kot predavateljica za predmetno področje Arhivistika in dokumentologija na Alma Mater Europaea – ECM. Redno izvaja, tako doma kot v tujini, strokovna predavanja s področja elektronske hrambe ter piše in objavlja strokovne članke s tega področja. Tako je od leta 2006, odkar se profesionalno ukvarja s področjem e-hrambe in e-arhiviranja, izvedla več kot 130 samostojnih seminarjev in nastopov na konferencah tako doma kot v tujini.