Elektronski obrazci za obračun potnih stroškov

Brezplačni elektronski obrazci

Nudimo vam brezplačno uporabo naslednjih elektronskih obrazcev:

  • Poročilo o opravljenem službenem potovanju
  • Nalog za službeno potovanje
  • Obračun potnih stroškov

 

Izpolni podatke in pridobi brezplačni dostop do elektronskih obrazcev

         

Ste že pridobili dostop? Prijavite se tukaj in uporabite obrazce

 

Obračun potnih stroškov in potnih nalogov

Pred pričetkom službenega potovanja mora napoteni delavec imeti pravilno izpolnjen potni nalog, s katerim mu delodajalec odredi pot, po zaključenem potovanju pa je treba izpolniti še obračunski del potnega naloga. To lahko naredite z našimi brezplačnimi obrazci za obračun potnih stroškov.

Obračun potnih stroškov

Obračun potnih stroškov

Vsebina, ki jo mora potni nalog vsebovati, ni nikjer točno določena, vendar je priporočljivo, da potni nalog vsebuje čim več podatkov, ki dokazujejo službeno pot, s tem povezane stroške in njihovo upravičenost. Pravila skrbnega računovodenja (2016) – PRS, ki dopolnjujejo Slovenske računovodske standarde (SRS 2016), predpisujejo obliko in vsebino nalogov za izvajanje ter knjigovodskih listin, kamor spadajo tudi potni nalogi in obračun potnih stroškov. Potni nalog spada po PSR med naloge za izvajanje, obračun potnih stroškov pa predstavlja knjigovodsko listino.

 

Potni nalogi so torej knjigovodske listine, ki dokazujejo obstoj službenih potovanj delavcev in služijo povračilu davčno priznanih stroškov, ki so jih pri oziroma v zvezi s službenim potovanjem imeli. Potni nalog pa lahko služi tudi za dokazovanje poškodbe na delu v primeru prometne nesreče s telesnimi poškodbami na službenem potovanju in tako za priznanje 100 – odstotnega nadomestila za bolniško odsotnost.

 

Če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, pa služi potni nalog kot dokaz o nastanku in namenu službene poti ter opravičuje ostale stroške, povezane s to službeno potjo (amortizacija službenega vozila, gorivo za službeno vozilo, vinjete za službeno vozilo, drugi stroški uporabe službenega vozila). Zaradi navedenega je treba potni nalog napisati tudi, ko ne pride do povračila stroškov. Če namreč davčni inšpektor podvomi o uporabi službenega vozila zgolj v poslovne namene, lahko imate naslednje posledice:

  • ne prizna se obračunane amortizacije za službeno vozilo in drugih stroškov (gorivo, vinjete ipd.), posledično sledi doplačilo davka od dohodka pravnih oseb oziroma dohodnine s pripadajočimi obrestmi,
  •  pravico do uporabe službenega vozila v zasebne namene se šteje kot boniteto ali drug dohodek (ugodnost, ki je zavezancu zagotovljena v zvezi z zaposlitvijo, se obdavči kot dohodek iz delovnega razmerja ali dohodek iz drugega pogodbenega razmerja, ugodnost, zagotovljena tretji osebi, pa se obdavči kot drug dohodek),
  • družbi se naloži plačilo neplačanih akontacij davka od osebnih prejemkov oz. davka od drugega dohodka s pripadajočimi obrestmi,
  • uporabnikom službenih vozil v zasebne namene se uvede obnovitev postopka za odmero dohodnine in temu lahko sledi tudi morebitno doplačilo s strani dohodninskega zavezanca,
  • družbo oziroma s.p.-ja in odgovorno osebo doleti globa za prekršek.

Temeljni stroški so dnevnice (povračilo stroškov za prehrano) in prevozni stroški (kilometrina, cestnina, parkirnina …) ter stroški prenočevanja na službeni poti. Obračuna pa se lahko tudi druge stroške, ki so nastali zaradi izvršitve naloge službenega potovanja.

 

  • Vsebina in oblika potnega naloga

Potni nalog se lahko izda v računalniški obliki z elektronskim podpisom ali v pisni obliki. Sestaviti in izročiti ga je treba zaposlenemu pred službeno potjo. Izjemoma se lahko o nujnih primerih odredi službeno potovanje tudi ustno, telefonsko ali v elektronski obliki. V takem primeru se pisni nalog izda najkasneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na službeno potovanje (19. člen Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino).

 

Potni nalog se izda delavcu običajno za eno službeno potovanje. Izjemoma se lahko piše tudi tedenske in mesečne potne naloge, vendar morata biti namen poti in relacija jasno razvidna. Potni nalog (tudi tedenski ali mesečni) mora biti namreč sestavljen tako, da popolnoma jasno in brez kakršnih koli dvomov izkazuje naravo in obseg poslovnih dogodkov. V praksi se mesečne potne naloge uporablja npr. za trgovske potnike, ki pokrivajo točno določeno področje in so vsak dan na poti, na kateri obiskujejo stranke.

 

Del mnenja Ministrstva za finance (št. 4200-208/2014-2-001-610-07, z dne 17. 2. 2014): »Službeno pot zaposleni opravi na podlagi potnega naloga, pri čemer za davčne namene ni pomembno, ali se nanaša na neko obdobje (primeroma teden), temveč je pomembno, da po vsebini ustreza določilom Slovenskih računovodskih standardov in da je tudi iz ekonomske vsebine obračunanih zneskov razvidno, da gre za povračila stroškov na službenem potovanju.«

 

Vsebino in način izdajanja potnih nalogov skupaj z načinom in roki izdelave obračunov potnih stroškov lahko podjetje opredeli v internem pravilniku, ki ga sprejme poslovodstvo podjetja. Sprejem internega akta ni obvezen, vendar ga priporočamo, predvsem v večjih podjetjih, ki imajo več kot le nekaj zaposlenih. Podjetje s pravilnikom določi pravila izpolnjevanja potnih nalogov in obračun potnih stroškov, tako da se zagotovi red pri sestavljanju dokumentacije v zvezi s potnimi stroški.

 

Katere podatke vsebuje pravilno izpolnjen obračun potnih stroškov?

  • Firmo podjetja oziroma s.p.-ja in sedež.
  • Zaporedno številko potnega naloga in datum izdaje.
  • Ime in priimek osebe, ki je napotena na službeno pot, njeno delovno mesto (delovno mesto se mora ujemati z namenom službene poti) in prebivališče (ulica, hišna številka, kraj).
  • Jasno mora biti navedeno, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. nalogu direktorja, vodje ipd.).
  • Jasno mora biti naveden namen službenega potovanja oziroma naloga:
  • kakšno prireditev ali sejem je zaposleni obiskal (navedena mora biti točno določena prireditev ali sejem),
  • katerega seminarja se je zaposleni udeležil (točna navedba seminarja),
  • kakšen posel se je pridobival in pri kom (naveden mora biti točno določen posel, naročilo, pogodba),
  • katerega poslovnega partnerja je obiskal (naveden mora biti točno določen poslovni partner),
  • katera nabava oziroma dobava je bila opravljena (navedena mora biti nabava ali dobava točno določenega izdelka, storitve).
  • Jasno mora biti naveden kraj potovanja oziroma relacija poti (npr. če gre za relacijo Maribor–Koper, s postankom pri poslovnem partnerju v Ljubljani, je treba na potni nalog napisati relacijo Maribor–Ljubljana–Koper–Maribor).
  • Datum in ura odhoda in prihoda (naveden mora biti datum potovanja z uro pričetka potovanja in naveden čas (ure, dnevi) trajanja potovanja).
  • Predviden rok trajanja službene poti.
  • Odredbodajalec mora na potnem nalogu odobriti uporabo prevoznih sredstev (lastni avto, službeni avto, najeto vozilo, letalo, avtobus, vlak …).
  • V primeru uporabe službenega vozila morata biti navedeni registrska številka in vrsta službenega vozila.
  • Naveden mora biti plačnik potnih stroškov.
  • Navedeni morajo biti višina dnevnice in morebitni drugi dodatki.
  • Če se izplačuje predujem za službeno potovanje, je znesek in datum prejema tega treba navesti v potnem nalogu (V gospodarstvu lahko delodajalec nakaže delavcu predujem za službeno pot na njegov transakcijski račun in v tem primeru se na potni nalog tudi napiše znesek in datum nakazila. V javnem sektorju se predujma stroškov za službeno potovanje v Sloveniji delavcu ne sme izplačati. Za javni sektor ZUJF v 3. odstavku 171. člena določa, da ima zaposleni pred pričetkom službenega potovanja v tujino pravico do akontacije stroškov za službeno potovanje.).
  • Podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje in na obračunu potnih stroškov (direktor, vodje oddelka ali druga pooblaščena oseba).