Košarica

02 250 18 00 | info@zfm.si | O nas

Prijava v portal: 

Prijava

Želite podporo?

Pokličite nas: 02 250 18 00

Družabna omrežja

10 najpogostejših napak pri uporabi e-pošte

  • Podpisovanje: Nekateri ljudje imajo navado, da se pod sporočilo ne podpišejo, češ da je pošiljatelj razviden iz naslova. V vsakem primeru je to zelo nevljudno. Če svoje ime skrajšate, lahko namesto Marjana Klešnik napišete M. Klešnik in ne Marjana K.
  • Pretiravanje s količino priponk. Ne dodajajte priponk, kadar to ni res potrebno. Pri količini se po možnosti omejite na velikost do 1 MB. Z obsežnimi priponkami boste prejemnike zelo verjetno odvrnili od branja in ne boste dosegli pričakovanega odziva.
  • Zaradi pomanjkanja časa e-pošta v marsikaterem podjetju nadomešča sestanke in povzroča nastajanje razpravljalnih forumov. Komunikacija po e-pošti lahko nadomesti sestanek, kadar je poslana informacija pozitivna in nedvoumna. Če menite, da lahko povzroča nesporazum, se raje pogovorite osebno ali po telefonu. Razpravljalni forumi opozarjajo na potrebo po usklajevalnem sestanku.
  • Zaradi poplave e-pošte pišemo odgovore pozno ali nanje pozabimo. Da bi se temu izognili, ni treba ves čas »prežati« na prihajajočo pošto. V dnevni načrt organizacije svojega dela si vključite tudi obdobje za upravljanje e-pošte, npr. pol ure ob prihodu v službe in zadnje pol ure pred odhodom. Če vas muči radovednost in takoj pogledate vsako prejeto sporočilo, si utišajte zvočno opozorilo, saj boste sicer izgubili mnogo dragocenega časa.
  • E-pošta ni primerna za posredovanje neprijetnih novic ali reševanje težav. Vodjem je pogosto zelo stresno sporočanje neprijetnih novic, zato se izognejo soočanju s sodelavci tako, da jim informacijo sporočijo pisno. S tem povečujejo nezaupanje sodelavcev in si vzamejo priložnost za pogovor o vzrokih in potrebnih spremembah.
  • Iz sporočila ni razvidno, kaj naj prejemnik stori s poslano informacijo in kaj pričakujete od njega. Nihče vam ne more brati misli, zato najprej napišite namen sporočila in na koncu želeno akcijo (kaj, kako, do kdaj). In seveda dodajte čarobno besedo »prosim« ali »bi lahko«.
  • Kopičenje sporočil zmanjšuje preglednost, jemlje voljo, povzroča stres in zmanjšuje delovno učinkovitost. Zato takoj z vsakim sporočilom, ki ga preberete, nekaj naredite. Če je mogoče, odgovorite takoj, sicer ga spravite v ustrezno mapo za nadaljnjo akcijo in to mapo označite z ustrezno prioriteto glede na pomembnost in nujnost (ABC-sistem). Z e-pošto ravnajte kot z dokumentacijo. Če jo boste kopičili, bo postala nepregledna, jemala vam bo energijo in zmanjševala delovno učinkovitost.

Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za ravnatelje s spletnim stičiščem e-Ravnatelj

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja